Mijn GTD systeem

Soms heb ik zo veel werk op mijn bordje liggen dat ik even niet meer weet waar ik moet beginnen. Ik maak dan even een pas op de plaats en schrijf alle klusjes op papier en stel mijn prioriteiten. Aangezien ik toch een beetje van het papierloos werken ben ben ik op zoek gegaan naar een goede TODO app om al mijn acties in op te slaan. Ik heb ze allemaal uitgetest; Any.do, Todoist, Evernote, Wunderlist, Google Keep, en nog een aantal.

TODO apps werken niet (voor mij)
Ik ben er achter gekomen dat TODO apps niet werken. In elk geval niet voor mij. De meeste informatie wordt verspreid via E-mail dus waarom zou ik deze mail om gaan zetten naar taken in een of andere TODO app? Dit zijn alleen maar extra handelingen en werkt mijn uitstelgedrag in de hand.

Wat werkt dan wel?
Ik heb een systeem voor mijzelf bedacht waarbij ik altijd een compleet overzicht heb van mijn taken, en als bonus is mijn mailbox ook bijna altijd leeg. Het werkt redelijk simpel:

Mijn GTD systeem
Ik heb op mijn werk een map aangemaakt in mijn mailbox. deze heb ik ‘Archief’ genoemd. Ook heb ik naast mijn werkplek een groot whiteboard opgehangen en een paar pakken Post-its aangeschaft.

Mailbox
Een paar keer per dag loop ik mijn inbox door. Als ik een mailbericht zie die ik meteen kan beantwoorden dan doe ik dit. Als er uit een mail een actie/TODO voortkomt schrijf ik een korte kreet op een Post-IT. Ook refereer ik op de post-It naar de Afzender en de datum van de mail. Hierna sleep ik de mail naar mijn ‘Archief’ map. De post-It plak ik op mijn Whiteboard. Als ik met een taak aan de gang ga kan ik de bijbehorende mail met behulp van afzender/datum gemakkelijk terugvinden in mijn archieffolder.

Whiteboard
Het whiteboard heb ik verdeeld in vakken die mijn aandachtsgebieden voorstellen. Rechts onderin heb ik een vak voor de voltooide taken.

Whiteboard

Elke nieuwe taak/Post-it plak in als ‘TODO’ op mijn bord. Als het een lopende actie is verplaatst ik hem naar ‘Doing’.Als de taak voltooit is plak is deze op mijn favoriete plek ‘Done!’. Deze post-its laat ik zo lang mogelijk hangen zodat het lijkt alsof ik gigantisch veel taken al heb afgerond. 😉

Het strookt niet helemaal met mijn ‘papierloos werken’ maar de techniek wint niet altijd. Soms maakt techniek dingen nodeloos complex. In mijn situatie was dit het geval, vond ik. Mijn huidige werkwijze zorgt er voor dat ik altijd een goed overzicht heb, ik kan Post-its eenvoudig verschuiven, aanpassen of weghalen. Als extra bonus is mijn mailbox altijd leeg(er).

Hoe ziet jouw TODO lijst er uit?

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s