Papierloos werken: Automatisch archiveren van E-mail

Soms wil je mailberichten bewaren omdat je ze later nog eens nodig hebt. Denk aan bijvoorbeeld aan IDEAL betalingsbevestigingen, facturen van webshops, mail van een specifieke afzender etc. Ik bewaar alle documenten die ik wil bewaren in Evernote. Zo heb ik alles altijd op één plek.

Ik bestel nogal eens wat via webshops en krijg ik facturen en betaalbevestigingen via de mail toegestuurd. Ik kan elke keer handmatig deze mails doorsturen naar mijn Evernote account, maar het kan ook automatisch. Scheelt weer een paar handelingen. In de uitleg hieronder maak ik gebruik van een Gmail account. Maar met bijvoorbeeld Outlook kun je ook iets soortgelijks inregelen met behulp van regels.

Het werkt als volg:

  1. Je Evernote account heeft een eigen mailadres. Deze kun je als volgt vinden: Log via een webbrowser in op je Evernote account. Navigeer naar je accountgegevens (links onderin) Instellingen-account overzicht. Als je iets naar beneden scrolt zie je hier bij het kopje ‘Email notities naar’ je Evernote mailadres staan. kopieer dit mailadres.
  2. Log nu in op je Gmail account en klik op het tandwieltje rechts bovenin en kies instellingen:
    Gmailinstellingen
    Klik nu op ‘Doorsturen en POP/IMAP’ en hierna op ‘Een doorstuuradres toevoegen’ en vul het Evernote Mailadres in. Let er op dat het vinkje ‘doorsturen uitschakelen’ is aangevinkt.
    gmail1
  3. Er wordt nu een verificatiemail verstuurd naar je Evernote account. Dit zal je nieuwste notitie zijn. In deze notitie staat een code, die je in moet vullen in het scherm bij  ‘Doorsturen en POP/IMAP’ van je Gmail account. (in het zelfde scherm waar je je Evernote mailadres hebt ingevuld)
  4. Navigeer in je Gmail account weer naar de instellingen en klik op ‘Filters’ en vervolgens op ‘Nieuw filter aanmaken’. Met filters kun je dingen doen met binnenkomende mail die voldoet aan de criteria die jij opgeeft. In dit voorbeeld ga ik alle mail die ik via noreply-ideal@rabobank.nl binnenkrijg doorsturen naar mijn Evernote account. Ik vul het mailadres van de afzender in in het vakje ‘van’. Klik nu op ‘filter aanmaken met deze zoekopdracht’
    filter aanmaken
  5. In het volgende scherm vink ik ‘doorsturen naar’ aan en kies ik het mailadres van mijn Evernote account. (Als je dit mailadres niet ziet heb je het mailadres waarschijnlijk nog niet geactiveerd)
    Doorsturen naar
  6. Klik nu op ‘Filter aanmaken’. Thats it! vanaf nu zullen alle mails die voldoen aan de filtercriteria automatisch doorgestuurd worden naar je Evernote account.In dit voorbeeld heb ik laten zien hoe je een mail van een specifieke afzender door kunt sturen naar Evernote, maar uiteraard kun je met de filters van Gmail helemaal los. Als je een goed idee hebt, laat maar weten in de comments.

Automagic!!!

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s