Papierloos werken: mijn digitale brein

Evernote  is de applicatie die ik gebruik om thuis al mijn documenten, gedachten, lijstjes, reminders enz. in op te slaan. Mijn digitale brein als het ware. Alles wat ik wil onthouden sla ik op in mijn digitale archief zodat ik altijd alles bij de hand heb. Ik wil in deze post laten zien hoe mijn workflow er uit ziet.

Ik gebruik Evernote al een aantal jaar en er staan inmiddels 1172 documenten in. In al deze documenten kan ik binnen enkele seconden het document kan vinden dat ik op dat  moment nodig heb. Dit komt omdat ik al mijn documenten op een eenduidige manier opsla. De kracht van Evernote overigens, of een willekeurige andere archiefapplicatie komt pas goed tot zijn recht als er een wat grotere hoeveelheid documenten in staat. Dus geef het een kans en probeer het een tijdje.

Houdt het simpel
De sleutel van een goed digitaal archief is dat je het niet te ingewikkeld moet maken. In Evernote kun je oneindig veel notitieboeken en tags aanmaken. Mijn advies is om het simpel te houden en consequent dezelfde werkwijze aan te houden. Ikzelf heb slechts een paar notitieboeken en niet al te veel tags. Er zijn hele studies over het gebruik van Evernote gedaan en er zijn een heleboel boeken over geschreven. Een voorbeeld is ‘The secret weapon’. Dit is een heel systeem gebaseerd op het Getting Things Done principe van David Allen. Het systeem gebruikt Evernote om GTD toe te passen. Ik zou deze site zeker eens doorspitten, GTD is een goede managementmethode maar naar mijn mening niet geschikt om binnen Evernote te organiseren. Evernote is een archiefapplicatie en laten we het hiervoor gebruiken.

Mijn workflow
Mijn workflow wat betreft het digitaliseren probeer ik zo simpel mogelijk te houden, het bevat de volgende onderdelen:

  1. Archiveren of niet?
  2. Inbox
  3. Document titels
  4. Notitieboeken
  5. Tags

Hieronder heb ik de workflow even uitgetekend. (Ik ben niet zo’n tekenheld zoals je ziet)


Workflow

 

Archiveren of niet?
Bij elk document stel ik mijzelf de vraag: Moet ik dit bewaren? Heb ik dit document straks nog nodig? Als het antwoord op deze vragen NEE is dan zet ik het niet in mijn archief. Het slokt allen maar ruimte op en vervuilt mijn archief. Ik handel het document af en gooi het weg. Als het antwoord JA is maak ik een foto van het documenten, of ik scan het in of mail het naar mijn Evernote account.

Inbox
In principe komt elk document of notitie eerst in mijn standaard (Evernote) archief binnen, ik noem dit de ‘inbox’. Hier staan alle documenten die nog op zijn plek gezet moeten worden. Als ik tijd heb pak ik mijn smartphone op laptop er bij en loop ik mijn inbox door. ik geef alle documenten een titel en plaatst het in een notitieboek. Ook geef ik één of meerdere tags mee. Wat ik ook doe is dat als ik achteraf documenten in mijn archief zet ik de aanmaakdatum aan pas naar de dagtekening op het document. Belangrijk voor de tijdlijn en bij zoek of opschoningsacties. Bij het verwerken van elk document houd ik er rekening mee dat ik het over 10 jaar ook nog terug moet kunnen vinden

Document titels
Ik geef al mijn documenten een logische titel. Vaak gebruik ik hiervoor de ‘betreft’regel in brieven. Wat ik ook altijd doe is de aanmaakdatum in Evernote gelijk te maken aan de dagtekening van het document. Dit ook weer om het terugvinden te vereenvoudigen.

Notitieboeken
Mijn standaard notitieboek is mijn Inbox. Hier komen in  beginsel al mijn documenten binnen. Vanuit hier bepaal ik wat ik er mee ga doen. Daarnaast heb ik een notitieboek ‘Archief’ en hier archiveer ik in principe alles in. Ik heb ook nog een notitieboek ‘Blog’ Hier zet ik alle mijlpalen in zoals bijvoorbeeld welke dag mijn dochter haar eerste tand verloor. Leuk voor later. Ook heb ik nog een Recepten, een bookmark en een TODO notitieboek. Al mijn documenten worden in één van deze notitieboeken geplaatst. Het TODO archief gebruik ik voor documenten waar ik nog een actie op moet doen en vaak hang ik dan ook een reminder aan het document.

Tags
Ik probeer het gebruik van tags te beperken al is dit soms lastig. Ik geef eigenlijk altijd de bedrijfsnaam mee; Nuon, Unive, FBTO, Belasting. Dat soort tags. Ook voeg ik tags toe als het document of de notitie met een persoon te maken heeft. Elk lid in mijn gezin heeft een eigen tag.

Zoeken
Als je al je documenten en notities altijd netjes voorziet van een titel, datum, notitieboek, tag en eventueel een locatie kun je al je notities zeer eenvoudig terugvinden. Je kunt namelijk zoeken op één of meerdere indexen.

Tot slot nog wat use cases:

Als ik een rekening krijg die ik pas over 30 dagen hoef te betalen maak ik er een foto van met de Evernote applicatie op mijn smartphone, zet deze in het TODO notitieboek eventueel met een paar tags, zet een reminder voor over 30 dagen, gooi het origineel weg en ga verder met wat ik aan het doen was. 30 dagen later krijg ik een signaal en de rekening wordt keurig gepresenteerd op mijn laptop of smartphone. Oh ja, nog even betalen.

Hoe heette dat restaurant ook alweer waar we toen zo lekker gegeten hebben? Gelukkig heb je het visitekaartje opgeslagen in Evernote en binnen een paar seconden heb je het antwoord.

Vragen of opmerkingen? Stel ze gerust en laat een berichtje achter.

In een volgende post wil ik ingaan op het (automatisch) mailen van documenten naar Evernote.

Advertenties

2 reacties Voeg uw reactie toe

  1. Sherry schreef:

    tnx voor je handige tips!!!

    Like

  2. chefpapa schreef:

    Dank je!

    Like

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s