Papierloos werken, tips en trucs

Er gaat thuis dagelijks zoveel papier door mijn handen. Waar berg ik het allemaal op? Dozen vol papieren op zolder en mappen vol documenten. Ik gooit het niet weg want misschien heb ik het nog eens nodig. Gelukkig corresponderen steeds meer instanties via e-mail, wat dan wel weer een overvolle mailbox als gevolg heeft.

Waar ik naar op zoek was is een oplossing waarbij ik al mijn fysieke en digitale documenten in op kan slaan. Een plek waar ik al mijn documenten binnen een paar seconden kan vinden, altijd en overal. Een perfecte oplossing hiervoor is Evernote.

Bij het bedrijf waar ik voor werk ben ik (onder andere) de beheerder van het (digitale) archief. In dit archief staan inmiddels zo’n 10 miljoen documenten die er via een scanner of via een digitaal proces in zijn gezet. Om in dit grote aantal documenten precies dat document terug te vinden wat ik zoek maakt het archiefsysteem gebruik van een aantal indexen, die je per document in kunt vullen. Je moet dan denken aan een datum, documentsoort, status, kenmerken, trefwoorden, nummer, documentinhoud etc. In het systeem kun je zoeken op een of een combinatie van deze ‘indexen’. (Het is hierbij dat je elk documentsoort consequent met dezelfde indexen wegschrijft). De leverancier van dit archiefpakket heeft de slogan ‘Ieder document direct beschikbaar’. Alle documenten in mijn bedrijf zijn altijd digitaal beschikbaar, fysieke documenten worden na het scannen vernietigd.

Evernote heeft in grote lijnen dezelfde werking. Het is een gratis service, (al is er ook een premium versie) dat cross-platform werkt; Windows, MAc, Android, Windows Phone, Iphone en ik heb zelfs een Linux port gezien.
Evernote werkt met Notietieboeken, tags en datum. Ook kun je op inhoud zoeken. Het werkt echt fantastisch, mits je op een consequente manier je documenten opbergt. En zelf als je dit niet doet kun je op documentinhoud een document terugvinden. Ook kun je aan documenten een reminder hangen zodat je op een datum+tijdstip een berichtje krijgt waar het document in zit.

Er zijn zo veel manieren om Evernote te gebruiken. Je bent vrij om het zo in te delen zoals jij wilt. Zo zijn er gebruikers die de applicatie gebruiken als TODO lijst, dagboek, bij projecten, receptenboek, vakantieplanner, boodschappenlijstje en dus zoals ik doe als digitaal archief. Ik streef naar een papierloos thuisfront zeg maar en hier gebruik ik Evernote voor. Alle post die op de mat valt scan ik direct in, geef het een titel,zet het in een notitieboek en hang er één of meerdere labels aan. Als het nodig is voeg ik ook nog een reminder toe.

Ik gebruik Evernote al een aantal jaar en ik heb (vind ik zelf) een mooi systeem ontwikkeld  om al je documenten goed te archiveren.Het is ook mijn werk, ‘ik zit er op’ en ik wil mijn kennis graag met jullie delen. Met mijn ‘systeem’ hoef je niet meer te zoeken naar die ene brief van een jaar terug, je hebt hem altijd direct bij de hand. Ook ben ik erg van het automatiseren, ik heb ook een aantal trucs om automatisch documenten te archiveren.  Sommige tips en trucs zijn redelijk simpel, maar ik heb er ook een aantal die wat technischer zijn.

De komende tijd wil ik op dit blog wat tips en trucs met jullie delen op het gebied van het beheren en archiveren van documenten. Hier gebruik ik dus Evernote voor, maar ook andere applicaties en services. Geen zorgen, want deze zijn allemaal gratis, en daar houden we van!

Dus als je ook papierloos wilt , Stay tuned!

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s